Vores sociale og forretningsaktive liv er ofte forbundet med deltagelse i forskellige slags møder - hvad enten det er et aktionærmøde, en generalforsamling for medlemmer af et kooperativ, HOA eller andre offentlige møder. Rollen ved sådanne møder er beslutning og dokumentation af vitale spørgsmål, der vedrører aktiviteter fra offentlige organisationer eller juridiske enheder. Den korrekte afspejling i dokumenterne af beslutninger, der blev vedtaget på mødet, bekræfter deres legitimitet og er et juridisk dokument.
Brugsanvisning
1
For at udarbejde mødeprotokollen skal du bruge standard A4-ark papir. Protokollens titel skal indeholde navnet på dokumentet og den indledende del og afspejle årsagen til, hvor borgernes eller aktionærernes møde blev afholdt.
2
Under overskriften skal du angive datoen for mødet og den adresse, hvor det fandt sted, samt antallet af deltagere. Hvis de tilstedeværende markerede deres deltagelse i henhold til et klart ark, skal dette også afspejles i referatet. Afspejle mødets form: ved en foreløbig undersøgelse, ved åbenlys rækkefølge med personlig tilstedeværelse eller ved hjælp af en kombineret form for deltagelse.
3
Angiv efternavne, fornavn og patronymik for formanden og sekretæren, der er valgt af mødet, afspejler antallet af afgivne stemmer for, imod og undlod at stemme imod deres kandidatur.
4
Beskriv listen over de spørgsmål, der er på dagsordenen, startende med det mest presserende, nummer dem og start optagelser af indlæg, debatter og afstemning om hvert emne med dets nummer. Ved optagelse af taler er det nødvendigt kun at angive hovedkernen i den fremlagte rapport. Det skal beskrives kortfattet, men i en form, der udelukker en dobbelt fortolkning. Hvis det er nødvendigt, kan tekstens tale knyttes til referatet. Alle relevante indlæg, bemærkninger og bemærkninger skal gives med de angivne navne.
5
En optegnelse om hvert emne bør ende med en beslutning, der angiver resultatet af afstemningen. Efter teksten til drøftelsen af alle spørgsmål på dagsordenen skal du indikere, at den generelle beslutning erklærede mødet for lukket.
6
Undertegn protokollen af mødets formand og sekretær, deponer den i arkivet for din organisation eller dens formand.
Vær opmærksom
Formænd for kooperativer eller HOA'er må ikke fungere som formand for foreningen.
Nyttige råd
Hvis protokollen er påkrævet for indsendelse til en ekstern myndighed, skal du specificere betingelserne for dens forberedelse, da de kan være begrænsede.
