På nuværende tidspunkt, når mange af de russiske virksomheder har forretningspartnere i udlandet, er udvekslingen af delegationer blevet normen. Dette hjælper dig med at blive bekendt med produktionen på stedet, personligt blive bekendt med dem, du skal arbejde med, vurdere situationen og hurtigt løse forretningsproblemer. Når man møder delegationen, bør der tages hensyn til nogle organisatoriske spørgsmål.
Brugsanvisning
1
Diskuter delegationens størrelse under forberedelsesfasen under hensyntagen til, at arbejdsspørgsmålene løses hurtigere, jo mindre er det. Vælg desuden sammensætningen af deltagere fra din side, så deres antal er omtrent det samme som for dem, du vil møde. Diskuter på hvilket sprog forhandlingerne vil blive afholdt og forbered en tolk, selvom gæsterne kommer med deres egne.
2
Lær om de problemer, som et eller andet medlem af delegationen er kompetent til at løse, da underordnelse overholdes meget strengt i Vesten. Når du henvender dig til en af gæsterne, skal du være sikker på, at han har ret til at give oplysninger om sine opgaver.
3
Diskuter på forhånd de spørgsmål, der skal behandles, og forbered alt det materiale, der kan være nødvendigt. Diskuter hvilke dokumenter, der vil blive underskrevet efter forhandlinger. Enig om tilstanden for deres afholdelse - hvor meget de vil begynde, hvor længe de vil vare, og hvornår der er pauser.
4
Hvis delegationen ledes af en tilstrækkelig betydelig person, skal du sende invitationen så hurtigt som muligt for at understrege respekt og øge sandsynligheden for, at besøget finder sted, og at personen ikke har andre planlagte møder for dette tidspunkt.
5
Forbered et separat, praktisk mødelokale, sørg for, at hver deltager i mødet skal have et behageligt sted. Lav et lager af læskedrikke, kaffe, småkager og pas på smukke retter. Glem ikke at lægge askebægre, hvis du ikke har noget imod det, så de tilstedeværende under mødet kunne tænde en cigaret.
6
Enig om, hvorvidt det er nødvendigt at registrere forhandlinger, begge parter skal have enighed. Forudsat at gæsterne sad mod dørene, vil denne psykologiske teknik give dem mulighed for at føle sig mere afslappede. Og sørg for, at du ikke bliver distraheret af telefonopkaldene under mødet.
7
Det er bedre for en dejlig og smilende pige at mødes med en delegation og tage den med til forhandlingsstedet. Hun kan vente på gæster i lobbyen i bygningen, hvor forhandlingerne vil blive afholdt. Når gæsterne ankommer til mødestedet, er det nødvendigt straks at introducere begge delegationer for hinanden, så de, der ønsker at sidde ved siden af hinanden, kan gøre dette.
