Enhver offentlig eller professionel forening har et styrende organ, der med den hyppighed, der er angivet i sit charter, skal indkalde alle interesserede i at afholde rapporterings- og valgmøder. Indgangen til sådanne møder er åben for alle medlemmer af dette samfund eller for delegerede fra grupper af deltagere, på denne måde udøver de deres ret til at deltage i dets aktiviteter.
Brugsanvisning
1
Tænk over dagsordenen for mødet. Da rapporten og valget er et af de vigtige spørgsmål, forventes valgdeltagelsen i dette tilfælde at være maksimal. Derfor kan du ud over disse emner også inkludere andre presserende spørgsmål på dagsordenen, som du vil diskutere med medlemmer af din forening. Bestem tid og sted, hvor rapporterings- og valgmødet vil blive afholdt. Rummet, hvor det er planlagt afholdt, skal være tilgængeligt og rummeligt nok til at rumme alle.
2
Underret alle, der er interesseret i at afholde et rapport til valgmøde. For at gøre dette, send invitationer, der angiver dagsorden, dato og sted for mødet. Hæng med meddelelser med disse oplysninger på steder, hvor det største antal medlemmer af denne forening kan se dem. Hvis det er nødvendigt, skal du placere en sådan meddelelse i medierne og på tv.
3
Organiser registrering af deltagere, som skal begynde en halv time før mødet. Tildel registratorer i tilstrækkeligt antal, så alle dem, der kommer fra starten, har mulighed for at angive deres personlige data. Normalt er dette efternavn, fornavn og patronym, organisationen eller dens strukturelle enhed, adressen på registreringsstedet eller opholdsstedet, kontaktoplysninger.
4
Vælg formand og sekretær for mødet. Bemærk, at formanden for dit valgte organ ikke kan vælges til formand for mødet. Hvis det er nødvendigt, hvis det er fastsat i vedtægterne, skal du vælge et legitimationsudvalg, der kontrollerer varetagernes legitimationsoplysninger, hvis de er valgt fra grupper af medlemmer af foreningen.
5
Sekretæren skal føre journal. I protokollen afspejler antallet af delegerede eller medlemmer af foreningen, der er til stede på mødet, som vælges til formand, sekretær og med hvilke afstemningsresultater.
6
Formanden for det valgte organ udarbejder en rapport om det udførte arbejde. I protokollen afspejler den samlede afstemning med en vurdering - uanset om det betragtes som tilfredsstillende eller ej. Mødet skal høre forslag om den valgte sammensætning af det valgte organ, drøfte og stemme hver kandidat separat. Reflekterer afstemningsresultaterne i protokollen.
7
Efter at alle de spørgsmål, der blev skitseret på dagsordenen, er drøftet, skal mødeformanden lukke det og underskrive protokollen for dets afholdelse sammen med sekretæren.
