Nogle bogstaver slutter så vagt, at adressaten forbliver med tab: Du skal læse teksten igen for at forstå essensen. På grund af mangel på tid kan modtageren smide et brev ud eller blive distraheret af noget og ikke længere dykke ned i den beskrevne situation. En klar, kortfattet og kompetent afslutning understreger respekt for læseren og hjælper med hurtigt at svare på en anmodning eller anmodning.
Brugsanvisning
1
Angiv i tre afsnit, hvad du ville sige. Det kan se ud som om tankerne er tydelige, men opfattelsen af information afhænger af læserens tilstand. Læs derfor teksten igen, og skriv tre hovedtanker separat. Det kan være kendsgerninger, datoer, navne osv. Det behøver ikke følelser, skriv kort med nogle få ord, fordi du bare skal tage status, husk hovedpunkterne.
2
Skriv tre handlinger, som modtageren af meddelelsen skal udføre. Menneskeres reaktion kan være uforudsigelig. Det ser ud til, at det er muligt at reagere entydigt på de præsenterede oplysninger, men en person gør dette afhængigt af individuelle vaner og intentioner. Hvis du ikke tydeligt angiver, hvad du forventer af læseren, forstår han ikke eller siger, at han ikke forstod.
3
Arranger listen opnået i de foregående trin i faldende rækkefølge af betydning. Afslutningen af brevet minder nogle gange om det sidste ord på retsmødet: indtrykket af modtageren af brevet, konklusioner og konsekvenser afhænger heraf. Fjern elementer fra listen, der kan udelades, uden at det påvirker meddelelsens betydning. Sæt den resterende korte liste i slutningen af brevet, så læseren ikke går glip af noget.
4
Angiv datoer. Hvis du venter på en reaktion på brevet, skal du angive dine forventninger. Nogle mennesker har en tendens til at trække til det sidste, så angivelse af et specifikt tidspunkt er muligvis ikke galt.
5
Efterlad kontaktoplysninger. Din korrespondent skal hurtigt kunne finde din telefon. Forudse sådanne situationer, og placere de nødvendige oplysninger i brevet, selvom du er sikker på, at modtageren har det.
6
Vær høflig, sig noget pæn, tak for din tid. Modtageren er mere tilbøjelig til at svare og kontakte dig hurtigere, hvis brevet glæder ham eller reddet ham fra ubehagelige oplevelser.
7
Sørg for at underskrive beskeden med et navn: dette skaber en følelse af reel kommunikation. Det er vigtigt, at personen fokuserer på svaret og tager det ansvarligt. Sæt et eksempel, og folk behandler dig på samme måde.
