På ethvert kontor og på arbejdspladsen arbejder medarbejderne ofte med forskellige slags dokumenter, så alle har brug for evnen til at udarbejde kontor-, forretningsdokumenter. Samtidig er der generelle krav, der skal følges, når man udarbejder et dokument - et forretningsbrev, ordre, regulering, ordre osv.
Brugsanvisning
1
Udarbejdelse af dokumentet skal du begynde med at afklare dets hensigtsmæssighed og række af problemer, der skal løses. Dette vil hjælpe dig med at bestemme dokumenttypen og dets form, som i vid udstrækning bestemmer arten og stilen for præsentationen af dets indhold.
2
Undersøg regeringslovgivnings- og afdelingsbestemmelser, der regulerer løsningen af sådanne spørgsmål. Dette er en meget vigtig fase, der viser din læse- og skrivefærdighed og giver dig mulighed for at udarbejde et dokument, der fuldt ud opfylder den etablerede procedure for behandling og løsning af forretningsmæssige problemer. Det vil også hjælpe med at bestemme adressaten, det godkendende og koordinerende organ og sikre, at indholdet af dette dokument og organisationens kompetenceform er ensartet.
3
Undersøg teksterne til administrative og lovgivningsmæssige dokumenter, så det dokument, der udarbejdes, ikke er i konflikt med dem, ikke duplikerer dem. For at gøre dette skal du have en elektronisk database over sådanne dokumenter.
4
Indsamle information om indholdet af problemer, der skal løses, udkast til et dokument. Når du skriver, skal du bruge skærmtekster og standardfraser og udtryk, der traditionelt bruges i forretningsdokumentation. Undersøg andre dokumenter, der er udviklet i din organisation eller i et system af lignende virksomheder, og tag stilen til deres sammenstilling som basis.
5
Dokumentets hovedtekst er beregnet til at fremkalde enhver handling for at overbevise. Det skal være begrundet og logisk. Ordlyden skal overholdes strengt lovligt. For det første er kravene til pålidelighed og objektivitet af de præsenterede oplysninger. Teksten skal være nøjagtig og så informativ og kortfattet som muligt. Naturligvis burde det ikke have grammatiske, tegnsætning og stilistiske fejl. I tilfælde af at du i dokumentet nævner oplysningerne i en anden kilde eller et dokument, skal du angive al dens output.
6
Rediger udkastet til dokumentet og koordiner det med dem, der er autoriseret til det. Udarbejd derefter et dokument i overensstemmelse med accepterede standarder og underskriv det.
