Hvis din organisation er eller udnævnes til ansvar for at gennemføre en videnskabelig konference, er dette ikke kun en ærefuld funktion, men også et stort organisatorisk arbejde, hvor det er nødvendigt at tage hensyn til alle de små ting.
Brugsanvisning
1
Opret et organiserende udvalg til konferencen, hvis sammensætning bestemmes efter ordre. Udpeg en formand til at lede og koordinere udvalgsmedlemmer. Definer datoerne for konferencen og udvalgets varighed. Reflekter i den rækkefølge, hvordan vederlaget til de ansatte, der er dets medlemmer, udbetales. Send en meddelelse om konferencen, og angiv i tillægget kravene til rapporter, mængderne af sammendrag af rapporter og fristen for indsendelse.
2
Beslut om finansieringskilderne, dette kan være målrettet finansiering fra budgettet, tiltrække sponsorering og midler fra konferencesdeltagerne selv.
3
Send invitationer til alle potentielle deltagere på konferencen og det planlagte program. Beslut om antallet af deltagere og talere, der vil dele deres videnskabelige udvikling og forskningsresultater med kolleger. Spørg deltagerne, hvis du har brug for at booke hotelreservationer og booke din reservation.
4
Arranger med trykkeriet til offentliggørelse af abstracts som en separat brochure, og bestil om nødvendigt et program for begivenheden til at distribuere til deltagere, badges med deres navne, initialer og navn på organisationen.
5
I henhold til antallet af deltagere skal du bestemme kapaciteten i den hall, du har brug for, og leje et specielt rum udstyret til arrangementer af denne art. Tænk på, hvilket udstyr det vil være nødvendigt at udstyre det yderligere, kontroller tilgængeligheden af det krævede antal computerudtag, projektionsskærme osv. Tænk over arbejdet med en buffet, hvor deltagere i møder kan tage en kop kaffe og få en bid i pauserne.
6
Tænk over konferenceprogrammet, om nødvendigt, opdele det i sektioner. Overvej hvor det er muligt at afholde møder i sådanne sektioner. Overvej i programmet tale fra konferencegæster, arrangører og deltagere. Bestil brevpapir til konferencedeltagere - badges, notebooks og penne er standard.
7
Form pakker med dokumenter, reklamemateriale og papirvarer, der vil blive præsenteret for konferencesdeltagere sammen med badges.
