En telefonbesked er en kort, men vigtig meddelelse sendt via telefon. Således informerer de ofte om at holde møder, møder og møder. Telefonbeskeden kan også indeholde en presserende ordre på hovedet. Der modtages telefonbeskeder, som du accepterer og udgående, som du sender. Begge typer har et lignende design.
Brugsanvisning
1
I det øverste venstre hjørne af papirarket skal du placere det fulde navn på din organisation og om nødvendigt navnet på den strukturelle enhed, for eksempel "Administration af byen N." og Kontoret for Uddannelse.
2
Indtast modtageren af telefonbeskeden i øverste højre hjørne. Angiv personens position, efternavn og initialer: "Til skoleleder nr. 37 Ivanov I.I." Hvis der er flere modtagere, behøver du ikke at angive efternavnet: "Til skolens rektorer i byen N." Vedhæft en komplet liste over institutioner, som den blev sendt til telefonbeskeden.
3
Placer ordet "Telefonbesked" og dets serienummer to linjer nedenfor. For den udgående telefonbesked nedenfor skal du angive datoen for dens kompilering.
4
Derefter følger den faktiske tekst i telefonbeskeden: "Den 22. februar kl. 17.00 afholdes et møde på Uddannelsesafdelingen om forbedring af byskolens aktiviteter. Uddannelsen af skoleledere er strengt påkrævet." Når du forbereder teksten til en telefonbesked, skal du undgå ord og sætninger, der er svære at høre og svære at udtale. Husk, at beskeden skal være informativ og kort - højst 50 ord.
5
Når du sender en telefonbesked, skal du klart udtale ordene, især adresser, efternavne, for- og mellemnavne på personer, gadenavne, datoer og begivenhedstider. I slutningen skal du huske at læse teksten igen, og sørg for, at din samtalepartner har skrevet alt korrekt ned. Når du modtager en besked over telefonen, skal du lytte nøje. Hvis du har spørgsmål, skal du rydde dem med det samme.
6
Under hovedteksten er positionen, efternavnet og initialerne til lederen, der underskrev telefonbeskeden: "Leder af Uddannelsesafdelingen Petrov P. P." Et udgående dokument skal også have sin personlige underskrift.
7
Nederst på siden skal du give oplysninger om de ansatte, der arbejdede med telefonbeskeden. Normalt anbringes placeringen, efternavn og initialer til den person, der sendte beskeden, hans kontortelefon samt dato og klokkeslæt for overførslen til venstre. Til højre er oplysningerne om den person, der har accepteret dokumentet: position, efternavn og initialer, telefonnummer, dato og tidspunkt for modtagelse.
8
Udgående telefonmeddelelse udarbejdes i en kopi og gemmes i en speciel mappe. Det er bedre at have den indkommende besked i to eksemplarer: Du giver den første til hovedet for videre arbejde, og den anden - læg i en mappe til opbevaring.
Nyttige råd
Forbered telefonbeskedformularer på computeren. De er meget praktiske at bruge. Du vil være i stand til at indtaste oplysninger i de nødvendige grafer manuelt uden at overskrive de data, der gentages igen. Formularerne vil være de samme for indgående og udgående telefonbeskeder.
